Privacybeleid en cookies

Wil je weten wat we met jouw gegevens doen? In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarvoor we ze gebruiken en wat jouw rechten zijn. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Stichting Gymsport Leiden is gevestigd in Leiden en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66430577.

Laatst bijgewerkt: 6 november 2026

Kort samengevat

• We gebruiken je gegevens om je deelnemerschap en de lessen goed te regelen.
• We delen ze alleen met organisaties die ze nodig hebben, zoals AllUnited (de ClubApp) en de KNGU. We verkopen ze nooit.
• In de ClubApp zijn een paar gegevens zichtbaar voor andere gebruikers. Dat stel je zelf in.
• Of we foto’s en video’s van jou publiceren, bepaal je zelf in de ClubApp.
• Gezondheidsgegevens zijn alleen bekend bij je trainer en alleen als je die zelf deelt.
• Je kunt altijd vragen welke gegevens we van je hebben, of ze laten aanpassen of verwijderen: mail naar administratie [at] gymsportleiden.nl.

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Stichting Gymsport Leiden is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je bereikt ons via administratie [at] gymsportleiden.nl.

Deelnemers jonger dan 16 jaar

Veel deelnemers van Gymsport Leiden zijn kinderen. Is de deelnemer jonger dan 16 jaar, dan schrijven ouders of verzorgers het kind in en beslissen zij namens het kind. Zij geven ook toestemming waar die nodig is. De gegevens van het kind krijgen we dan van hen.

Dan is deze verklaring ook voor jou als ouder of verzorger bedoeld. Waar in deze verklaring “je” of “jouw” staat, lees je in dat geval: je kind. Ouders en verzorgers kunnen alle rechten uit deze verklaring namens hun kind uitoefenen. Vanaf 16 jaar doe je dat zelf.

Welke gegevens verwerken we?

We verwerken persoonsgegevens van je wanneer:

• je je inschrijft als deelnemer, via de website of met een papieren inschrijfformulier
• je je aanmeldt voor een wedstrijd, evenement of activiteit
• je onze website bezoekt
• je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per e-mail of telefoon

Het gaat om deze gegevens:

• naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en geslacht
• deelnemersnummer en KNGU-bondsnummer
• gegevens over je betalingen voor de contributie en je IBAN als je via automatische incasso betaalt
• je aan- en afmeldingen voor lessen
• een profielfoto, alleen als je die zelf in de ClubApp zet
• gezondheidsgegevens, alleen als je die zelf aan je trainer doorgeeft

Moet je deze gegevens geven?

Voor je inschrijving en de contributie hebben we gegevens van je nodig. Zonder die gegevens kunnen we je niet als deelnemer inschrijven. Een profielfoto en gezondheidsgegevens geef je alleen als je dat zelf wilt.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

De AVG zegt dat we je gegevens alleen mogen gebruiken als daar een goede reden voor is. Dit zijn onze doelen, met de reden die erbij hoort:

• Je deelnemerschap uitvoeren, lessen organiseren en wijzigingen verwerken. Reden: de overeenkomst die je met ons sluit als je deelnemer wordt.
• Contributie incasseren en onze administratie bijhouden. Reden: de overeenkomst en onze wettelijke plicht om een financiële administratie te voeren.
• Je e-mails sturen vanuit de administratie, het secretariaat en het bestuur, bijvoorbeeld over lessen, wijzigingen en clubnieuws. Reden: de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om deelnemers goed te informeren.
• Onze website verbeteren. Reden: ons gerechtvaardigd belang om te zien of onze website goed werkt.
• Onze dienstverlening verbeteren. Reden: ons gerechtvaardigd belang.
• Je profielfoto in de ClubApp tonen. Reden: jouw toestemming. Die geef je door zelf een foto in de ClubApp te zetten.
• Gezondheidsgegevens gebruiken die je zelf aan je trainer doorgeeft. Reden: jouw uitdrukkelijke toestemming. Je kunt je toestemming altijd intrekken.

Bij “gerechtvaardigd belang” gebruiken we je gegevens omdat we daar zelf een goede reden voor hebben. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken.

Met wie delen we jouw gegevens?

We delen jouw gegevens alleen met anderen als dat nodig is. Dat gebeurt met:

• AllUnited, het ledenadministratiesysteem en de ClubApp waar we mee werken. AllUnited werkt in onze opdracht en gebruikt je gegevens niet voor eigen doelen.
• de KNGU (Dutch Gymnastics), de gymnastiekbond waarvan onze deelnemers ook lid zijn. Voor wat de KNGU zelf met je gegevens doet, kun je bij de KNGU terecht.
• ZOKA, de partij voor het zomerkamp, als je daaraan meedoet. Voor wat ZOKA met je gegevens doet, kun je bij ZOKA terecht.

We verkopen jouw gegevens nooit.

In de ClubApp zijn je naam, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht en KNGU-bondsnummer standaard zichtbaar voor andere gebruikers van de app. In je privacy-instellingen in de ClubApp kun je dat zelf aanpassen.

Foto’s en video’s

Tijdens activiteiten, wedstrijden en bezoeken aan onze accommodaties maken we foto’s en video’s van deelnemers en bezoekers. Die kunnen we publiceren op onze website. We doen dat omdat we graag laten zien wat er bij Gymsport Leiden gebeurt (ons gerechtvaardigd belang).

In de ClubApp kun je zelf aangeven of we beelden van jou, of van je kind, mogen publiceren. Geef je niets aan, dan mogen we dat. Wil je het niet? Pas dan je voorkeur aan in de ClubApp of laat het ons weten via administratie [at] gymsportleiden.nl. Je hoeft daar geen reden voor te geven. We publiceren dan geen nieuwe beelden meer en halen bestaande beelden zo snel mogelijk weg.

De stichting zelf heeft geen eigen socialmediakanalen. Sommige disciplines hebben die wel. Hun trainers beheren die kanalen. Jouw voorkeur uit de ClubApp geldt ook voor beelden op die kanalen.

Vrijwilligers, trainers en meldingen

We verwerken ook gegevens van vrijwilligers, trainers en mensen die dat willen worden.

• Wil je trainer worden? Dan krijgt onze clubmanager de gegevens die je invult, zoals je naam, leeftijd, telefoonnummer, ervaring, opleidingen, motivatie en beschikbaarheid. Die gebruiken we om met je te praten over een rol bij de club. Reden: jouw eigen verzoek.
• Verklaring omtrent het gedrag (VOG). Voor sommige taken is een VOG nodig. De administratie regelt de aanvraag voor je. We gebruiken de VOG alleen om te controleren of je geschikt bent voor je taak. Reden: ons gerechtvaardigd belang om veilig sporten mogelijk te maken.
• Meldingen over ongewenst gedrag. Die lopen via onze vertrouwenscontactpersonen en worden volgens een vast protocol aan het bestuur gemeld. Een melding kan anoniem. Meer daarover lees je op de pagina Veilig sporten.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is. Zolang je deelnemer bent, hebben we ze nodig om je deelnemerschap uit te voeren. Na je uitschrijving verwijderen we je gegevens binnen 2 jaar, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren.

Gegevens die we voor de belastingdienst moeten bewaren, zoals facturen en betalingen, bewaren we 7 jaar. Gezondheidsgegevens bewaren we alleen zolang ze nodig zijn om veilig te kunnen sporten. Foto’s en video’s laten we niet langer op onze website staan dan nodig is. Gegevens van vrijwilligers, trainers en mensen die dat willen worden bewaren we ook niet langer dan nodig is.

Hoe beveiligen we jouw gegevens?

We gaan zorgvuldig met je gegevens om en gebruiken ze alleen voor de doelen die in deze verklaring staan. Je gegevens staan in het ledenadministratiesysteem van AllUnited. Gezondheidsgegevens zijn alleen bekend bij de trainer aan wie je ze zelf doorgeeft.

Met organisaties die in onze opdracht met jouw gegevens werken, maken we afspraken over de beveiliging en het gebruik ervan (een verwerkersovereenkomst).

Gaat er toch iets mis, bijvoorbeeld bij een datalek? Dan melden we dat, als de wet dat vereist, binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is het risico voor jou groot, dan laten we het jou ook weten.

Jouw rechten

Je bepaalt zelf wat er met jouw gegevens gebeurt. Je kunt ons vragen om:

• Inzage: te laten zien welke gegevens we van je hebben
• Correctie: onjuiste of onvolledige gegevens aan te passen
• Wissing: je gegevens te verwijderen
• Beperking: je gegevens tijdelijk niet te gebruiken
• Overdracht: je gegevens in een gangbaar formaat aan jou of aan een andere organisatie te geven

Gegevens corrigeren kun je vaak zelf: in de ClubApp pas je je profiel aan. Wijzigingen worden pas zichtbaar nadat de ledenadministratie ze heeft goedgekeurd.

Gebruiken we je gegevens vanwege ons gerechtvaardigd belang? Dan kun je daar bezwaar tegen maken. Heb je toestemming gegeven? Dan kun je die altijd weer intrekken. Wat we eerder met jouw toestemming hebben gedaan, blijft wel geldig.

Niet elk recht geldt in elke situatie. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, kunnen we bijvoorbeeld niet meteen wissen.

Mail voor al je vragen en verzoeken naar administratie [at] gymsportleiden.nl. Dat kost je niets. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan kunnen we maximaal twee maanden extra nemen. Dat laten we je binnen de eerste maand weten, met de reden.

Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen om je te identificeren. Stuur je daarvoor een kopie van je identiteitsbewijs? Maak dan je pasfoto, documentnummer en burgerservicenummer (BSN) onleesbaar.

Klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan horen we dat graag, zodat we het kunnen oplossen. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Onze website zelf plaatst geen cookies om je te volgen of om advertenties te tonen. Cookies die nodig zijn om de website te laten werken en statistieken zonder cookies mogen zonder toestemming. Daarom zie je bij ons geen cookiemelding. Dit zijn de cookies en technieken die we wel gebruiken:

• Functionele cookies. WordPress plaatst alleen cookies als je inlogt op de website, bijvoorbeeld als beheerder. Die zijn nodig om ingelogd te blijven.
• Bezoekersstatistieken. We gebruiken Cloudflare Web Analytics om te zien hoe vaak onze pagina’s worden bekeken. Dit werkt zonder cookies en zonder je over andere websites te volgen. We zien alleen totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina, het land en het soort apparaat. Cloudflare is een Amerikaans bedrijf dat is aangesloten bij het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework). Dat betekent dat er afspraken gelden over de bescherming van gegevens die naar de VS gaan.
• Video’s. Op onze website kunnen video’s van andere partijen staan, zoals YouTube. Die tonen we zo privacyvriendelijk mogelijk, bijvoorbeeld via youtube-nocookie.com. Pas als je een video afspeelt, kan die partij cookies op je apparaat plaatsen. Daar hebben wij geen invloed op. Voor die cookies geldt het privacybeleid van die partij. Bij YouTube is dat het privacybeleid van Google.

Je kunt cookies altijd zelf beheren of verwijderen via de instellingen van je browser. Gaan we in de toekomst cookies gebruiken waarvoor toestemming nodig is, dan vragen we die eerst en passen we deze verklaring aan.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuw systeem gaan gebruiken. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Is dat nodig, dan laten we deelnemers de wijziging ook weten via een kanaal zoals e-mail of de ClubApp.