Wie is toch degene die je inschrijving verwerkt en je contributiefacturen verstuurt? Een kijkje in de keuken van de ledenadministratie van Gymsport Leiden.

Een kijkje achter de schermen

Als je mail krijgt van ‘de administratie’ denk je misschien je dat die afkomstig is van een administratieve medewerker op een stoffig kantoortje. Niets is minder waar. Liesbeth Amerika houdt vanuit haar gezellige huis de ledenadministratie van Gymsport Leiden op orde. De 150 lessen, 1300 deelnemers, 75 trainers en 45 assistenten gaan maandelijks door haar vingers. Per dag is ze daar zo’n 3 uur mee bezig.

Dans

De dochter van Liesbeth danste bij Groen-Wit. Daar zochten ze al heel lang iemand die de administratie wilde doen. Voor Groen-Wit kwam Liesbeth op het juiste moment, met haar administratieve achtergrond. Zo kon ze haar deskundigheid inzetten en iets voor de vereniging doen. Terwijl haar dochter al na 3 weken van dans af wilde, is Liesbeth het administratieve werk blijven doen. Ze kon de club niet zomaar in de steek laten nadat ze net was begonnen. Omdat ze bij DOS ook iemand zochten voor de administratie, is ze dat erbij gaan doen. Tegen die tijd was de oprichting van Gymsport Leiden al in beeld, dus de werkzaamheden voor DOS zouden maar voor een half jaar zijn. Liesbeth nam in de aanloop naar de oprichting van Gymsport Leiden deel aan de stuurgroep Financiën. Vanaf de oprichting van Gymsport Leiden doet Liesbeth de ledenadministratie.

Ledenadministratie

Als je bedenkt hoeveel deelnemers er maandelijks wisselen, kun je je voorstellen dat het een hele operatie is om alle data up to date te houden. Dagelijks 3-4 nieuwe inschrijvingen is geen uitzondering. En dat het hele jaar door.

Het scheelt al heel veel dat de inschrijvingen en uitschrijvingen nu via de website lopen. “Er hoeven geen onleesbare handschriften meer ontcijferd te worden, dus het gaat een stuk sneller.”

Daarnaast verstuurt ze maandelijks de contributiefacturen en beantwoordt ze alle vragen over de contributie.

Door het jaar heen veranderen er lessen, wisselen er kinderen van les, en trainen ze meer of minder uren per week. Die informatie krijgt ze soms van trainers, soms van ouders. Deze wisselingen worden idealiter bijgehouden met de presentielijsten.

Presentielijsten

De presentielijsten worden nauwelijks ingevuld, waardoor het een doolhof is om de juiste informatie over de deelnemers helder te houden. Gelukkig komt daar verandering in; trainers worden verplicht de presentielijsten in te vullen. Vergoedingen worden niet meer uitgekeerd als er geen presentielijsten zijn geretourneerd. Goed inzicht in het gaan en staan van de deelnemers is te belangrijk voor de club om daar slordig mee om te gaan. De presentielijsten zijn onlangs veranderd en behalve de deelnemers van een les, worden daar nu ook degenen die een proefles volgen en de trainers zelf op ingevuld.

Declaraties

Liesbeth houdt ook bij wie er als trainer en assistenten in de zalen staan. Alle vergoedingen die de trainers declareren, controleert Liesbeth. Mariëtte zet de gegevens in de boekhouding in bereidt de betalingen voor. Vervolgens keurt iemand van het bestuur de betalingen goed voor verzending door de bank. Trainers klagen wel eens over hun betalingen. “Ze zien niet welke stappen allemaal doorlopen worden voordat de maandelijkse declaraties van 75 trainers en 45 assistenten afgehandeld zijn.” Om dit soepeler te laten verlopen worden hier nu ook duidelijke afspraken met trainers over gemaakt.

Betrokkenheid

Liesbeth is heel betrokken bij de organisatie van Gymsport Leiden en behoort tot het hart van de organisatie. Ze heeft heel veel kennis van de organisatie en heeft veel ideeën over hoe de processen beter zouden kunnen worden ingericht. Bij de oprichting van Gymsport Leiden is ze betrokken geweest bij het gelijktrekken van de contributie van 5 verschillende verenigingen. De vergoedingen van de trainers zijn destijds niet gelijkgetrokken. Die slag wordt nu gemaakt.